Una vez creadas tablas independientes para cada tema de la base de datos, se necesita una forma de indicar a Access cómo debe combinar la información. El primer paso de este proceso consiste en definir relaciones entre las tablas. Una vez realizada esta operación, ya se puede comenzar a crear otros tipos de objetos, como consultas, formularios e informes para mostrar información de varias tablas a la vez.
En una relación se hacen coincidir los datos de los campos clave (normalmente un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la mayoría de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal de una tabla, que proporciona un identificador único para cada registro, y una clave externa de la otra tabla. Por ejemplo, una tabla con información sobre empleados puede relacionarse con otra con datos de pedidos a través de un campo común que podría ser id. de empleado.
Como se ha visto, Access dispone de una potente herramienta, los Formularios, que permiten obtener presentaciones en pantalla realmente impactantes para la introducción o examen de los datos de una tabla o consulta. Sin embargo, aunque los formularios solucionan completamente el problema de presentar los datos en pantalla para su mantenimiento interno, no ofrecen métodos eficaces para realizar la impresión de la información en papel. Esto es precisamente lo que se consigue con los informes.
Un informe es una forma efectiva de presentar los datos en formato impreso. Con los informes se puede controlar el tamaño y aspecto de todos los elementos que aparecen en el mismo, lo que permite determinar con total exactitud la forma en que ha de presentarse la información en pantalla o en las páginas impresas.
Se pueden utilizar informes para crear etiquetas de correo, agregar logotipos o imágenes, agrupar registros en categorías, calcular totales o incluso representar dichos totales en un gráfico.
La mayor parte de la información en un informe proviene de una tabla o consulta, que es el origen de los datos del informe. El resto de la información es estática, no variable y se almacena como parte del diseño del mismo.
El vínculo entre un informe y su origen de datos se crea mediante controles, como en el caso de los formularios. Los controles pueden ser cuadros de texto que muestran texto o números, etiquetas que muestran títulos, o líneas decorativas que organizan gráficamente los datos y hacen más atractivos los informes, por poner sólo unos pocos ejemplos.
FORMULARIO
Los formularios son un tipo de objeto de Access que pueden utilizarse para diferentes fines, aunque una de sus utilidades principales es la creación de diseños personalizados para la entrada y visualización de datos de las tablas. La mayor parte de la información de un formulario proviene de los registros originales de una tabla, aunque normalmente existen algunos otros elementos que forman parte del diseño mismo del formulario y no pueden ser modificados mientras no se cambie el diseño. Es el caso, por ejemplo, de elementos gráficos o de texto que hayan sido añadidos para identificar la finalidad o propiedad de formulario, o simplemente como elementos decorativos, como texto explicativo, un logotipo de la empresa, líneas y demás objetos de dibujo, etc.El vínculo entre un formulario y su origen de registros se crea utilizando objetos gráficos denominados controles. El tipo más común de control que se usa para mostrar datos es un cuadro de edición (también denominado cuadro de texto), aunque, como verán, éste es tan sólo uno de los muchos tipos de controles existentes.
Access utiliza esa tabla o consulta como el origen de datos predeterminado para el informe. Sin embargo, puede cambiar el origen de datos del asistente y seleccionar campos de otras tablas y consultas.
5. Pulse en aceptar para hacer aparecer el primer cuadro de diálogo del Asistente
6. Seleccione en la lista Tablas/Consultas la tabla o consulta de donde desea tomar los datos. Verá en la lista Campos disponibles todos los campos existentes en la tabla o consulta seleccionada. Utilice los botones Agrega (>), Agregar todos (>>), Quitar (<) y Quitar todos (<<) para determinar los campos que han de pasar a la lista Campos seleccionados. 7. Repita el paso 5 para seleccionar campos adicionales existentes en otras tablas o consultas y pulse después en el botón siguiente. 8. En las siguientes páginas del Asistente para informes puede elegir un tipo de ordenación para los registros (basado hasta en cuatro campos diferentes), tipo básico de diseño (En columnas, Tabular o Justificado), orientación (Vertical u horizontal), así como un estilo de presentación, en una lista de estilos predefinidos (utilice la ventana de muestra de la izquierda para hacerse una idea de a qué corresponde cada una de las opciones). 9. En la última página del Asistente puede especificar el nombre que desea asignar al informe, así como determinar si desea obtener una vista previa del informe, o bien abrirlo en la ventana de diseño para modificar la estructura creada por el Asistente. Elija la opción apropiada y pulse en Terminar. Volver a Pag. Principal
